6 etapas para um planejamento eficaz

Para metas de longo prazo, você precisa de um plano plurianual, para metas de curto prazo - um plano trimestral e para as metas atuais - mensal, semanal, diária. O que é realmente importante no planejamento? Aqui estão as 6 etapas mais importantes para um planejamento bem-sucedido.

Especialistas em gestão do tempo aconselham que, ao planejar a atualidade, faça-o na perspectiva de uma semana, pois a semana dá um contexto mais amplo às nossas atividades. E o que levar em consideração ao organizar tarefas?

Graças ao quadro do tempo, você descobrirá que não precisa fazer tudo! Então você conhecerá a alegria de aproveitar seu tempo livre. Nosso sucesso pessoal e profissional depende muito de como organizamos nosso tempo. Nós escolhemos a forma como o gastamos, também suportamos as consequências dessas decisões. Para nos administrarmos bem ao longo do tempo, sigamos a máxima de Stephen R. Covey: "Em vez de se concentrar em fazer a coisa certa, você deve concentrar sua atenção em fazer a coisa certa." Nossas decisões sobre o uso do tempo são influenciadas por dois critérios - urgência e importância. Freqüentemente atribuímos importância a muitas tarefas. Mas a priorização adequada é perceber o que há de máximo em nossa hierarquia de valores, não apenas reagir a questões urgentes. Como distingui-los uns dos outros? Urgência é um critério relacionado ao tempo, importância para nossos objetivos. Uma ferramenta prática que mostra o escopo das atividades e ajuda a identificar o que realmente importa é o quadro de horários. A condição mais importante para ação e planejamento eficazes é focar no quadrante II e, simultaneamente, eliminar muitas atividades em I e III, e ignorar o quadrante IV.

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Tabela de tempo: quadrante I.

Abrange questões importantes e urgentes. É "gestão de crise" - ações de importância estratégica e questões urgentes. Neste trimestre, trabalhamos e usamos nosso conhecimento para responder a diversas situações e enfrentar desafios. Não podemos negligenciar esses assuntos.

Tabela de tempo: quadrante II

Abrange assuntos importantes, mas não urgentes. É um trimestre de "alta qualidade" em que nos administramos: fazemos planos de longo prazo, antecipamos problemas e os previnimos, desenvolvemos habilidades, regeneramos, passamos tempo com os entes queridos. Quanto mais tempo gastamos neste trimestre, mais nossa capacidade de ação aumenta. Negligenciar as atividades nele amplia o quadrante I, que eventualmente nos consome, causa estresse e esgotamento.

Tabela de tempo: quadrante III

Há assuntos urgentes nisso, mas não importantes. Isso é um quarto de uma ilusão, porque o burburinho em torno do que é urgente pode criar uma ilusão de importância. Neste quadrante, realizamos ações que são atuais, mas importantes para outra pessoa, atendemos às expectativas de outras pessoas, pensando que estamos no quadrante I.

Tabela de tempo: quadrante IV

Esses não são assuntos urgentes e sem importância. Ao minimizar o tempo gasto neste trimestre, ganharemos tempo para coisas realmente importantes.

1. Planejamento eficaz: pense sobre sua visão e missão

Ao começar a planejar suas atividades, pense no que é mais importante em sua vida. Pense na sua visão, no que você gostaria de fazer, nas regras que você segue (bússola!). Por mais distante que possa parecer, é extremamente importante porque suas crenças influenciam os objetivos que você estabeleceu para si mesmo, as decisões que você toma e como você gasta seu tempo.

A reflexão sobre a própria missão é condição essencial para atuar no que é importante, pois tem forte influência na execução das demais atividades atribuídas ao quadrante II. Se o seu credo de vida é o desenvolvimento pessoal, estar com sua família, descobrir os valores da vida ou da atividade social, então, ao retornar de vez em quando, você fará com que as coisas mais importantes sejam gravadas em sua memória. A missão criará uma estrutura dentro da qual você tomará decisões nos próximos estágios de planejamento.

2. Planejamento eficaz: defina suas funções

Os papéis são símbolos de deveres, relacionamento com as pessoas, atividades em benefício da sociedade. Defini-los claramente cria uma estrutura natural que nos permite manter o equilíbrio. Os papéis que você desempenha são baseados em sua missão. Liste suas funções em um pedaço de papel (por exemplo, esposa, mãe, aluno, gerente, diretor, membro de um clube esportivo). A pesquisa mostra que aparecer em mais de sete é ineficaz, então tente combinar certas funções, por exemplo.Identificar os papéis da vida ajuda a ver a vida como um todo - você pode ver que não é apenas trabalho ou família, mas todos juntos. À medida que descreve suas funções, você notará assuntos “importantes, mas não urgentes” (quadrante II) que geralmente são ignorados. Além das funções, adicione "nitidez de serra" à programação semanal. É a energia que devemos colocar no aperfeiçoamento de nossas habilidades nas quatro dimensões fundamentais da vida - física, social, intelectual e espiritual. Absorvidos em “serrar” (obter resultados), esquecemos de “afiar a serra” (manter ou desenvolver a capacidade de obter resultados no futuro). Se, por exemplo, não praticamos esportes (esfera física), não desenvolvemos conhecimento (esfera social), não acompanhamos os últimos desenvolvimentos em nossa indústria (esfera intelectual) ou não sabemos o que é importante para nós na vida (esfera espiritual), podemos "tornar-nos cegos ”Por desequilíbrio.

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3. Planejamento eficaz: escolha metas para cada função

Pense na coisa mais importante que você pode fazer em cada função nesta semana para alcançar resultados positivos. O que é essencial, por exemplo, como esposa, marido, pai, funcionário? Ao pesquisar atividades, use uma bússola, não um relógio, e concentre-se no que é importante, não urgente. Pode ser, por exemplo, um encontro com o marido, mais tempo para um filho, coleta de informações sobre um curso de leitura dinâmica, meditação. Defina uma ou duas metas para cada função.

4. Planejamento eficaz: aprenda a tomar decisões

Para traduzir as metas do segundo trimestre em um plano de ação, você deve aprender a tomar as decisões certas ao longo da semana. Muitas vezes tentamos encontrar tempo para atividades "importantes" nos bairros I e III, que já estão cheios de atividades. Nos jogamos de um caso para outro, confiamos em outra pessoa, adiamos, na esperança de encontrar tempo para as coisas mais importantes. Mas - como escreve Stephen R. Covey - " o ponto não é priorizar planos, mas planejar prioridades." Imagine uma jarra grande na qual você coloca pedras grandes. Embora a jarra esteja cheia de pedras, ela não está cheia, você pode borrifar cascalho nas aberturas. Mas a verdade é que a jarra ainda não está cheia - você pode adicionar areia e finalmente água. Nossos alvos no trimestre II são "pedras grandes". Se primeiro lidarmos com outros assuntos - água, areia e cascalho, e depois quisermos encaixar grandes pedras no plano, nossas tentativas serão inúteis. Mas se soubermos quais coisas são pedras grandes e as resolvermos antes de todo mundo, veremos o quanto podemos realizar e quanta água, areia e cascalho há nos espaços vazios. Alcançaremos o que consideramos importante e, ao mesmo tempo, “ajustaremos” outras atividades de acordo.

5. Planejamento eficaz: organize a cada dia

Suas tarefas diárias consistem em fazer as coisas mais importantes primeiro, apesar das circunstâncias e desafios inesperados do dia. Às vezes você conseguirá implementar um plano, outras vezes terá que alterá-lo, mas na hora de tomar decisões, conte com as indicações de sua bússola interna. Para colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar, de manhã:

IMAGINE O CURSO DO DIA - reveja a programação semanal, localize a sua posição, visualize este dia no contexto dos 7 dias. Isso o ajudará a reagir de forma adequada a situações inesperadas.

ESTABELEÇA PRIORIDADES - marque suas ações com os símbolos dos bairros I e II - graças a isso você terá a certeza de que as matérias do terceiro trimestre não cabem em sua agenda. Se for necessária uma priorização adicional, marque as atividades dos trimestres I e II com mais detalhes (por exemplo, com um círculo).

DEFINIR AS TAREFAS HORA E HORA - separe as que são estritamente cronometradas das que podem ser realizadas a qualquer hora do dia. Anote também os limites de tempo para atividades específicas.

6. Planejamento eficaz: avalie sua eficácia

No final da semana, pense nas metas que você alcançou, nos desafios que enfrentou, nas decisões a serem tomadas e se as coisas mais importantes vêm primeiro ao fazer uma escolha. O resumo semanal ajuda a evitar a repetição dos mesmos erros, permite que você seja mais eficaz nas semanas seguintes.